BELEID INZAKE DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

De groep ORSYS hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar klanten. Zij verbindt zich ertoe het beste beschermingsniveau te verzekeren in overeenstemming met de Europese en Franse regelgeving die op haar van toepassing is inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Voor meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u ook de website van de Franse toezichthouder Commission Informatique et Liberté raadplegen www.cnil.fr.

Wat zijn onze principes voor de verwerking van persoonsgegevens?

In het licht van de geldende wetgeving is de verwerking van uw persoonsgegevens door ORSYS gebaseerd op de volgende principes:

De verzamelde gegevens staan in verhouding tot de doeleinden van de verwerking.
De doeleinden van elke verwerking zijn bepaald, uitdrukkelijk omschreven en gegrond.
De verwerkingen zijn rechtmatig, eerlijk en transparant.
De verzamelde gegevens worden beschermd door zowel organisatorische als technische veiligheidsmaatregelen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is het bedrijf dat bepaalt voor welk gebruik en hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt. Voor de persoonsgegevens die worden verzameld op onze websites en mobiele apps of tijdens uw contacten met onze commerciële teams (behoeftestudies, bestellingen, opvolging van dossiers…) is de verwerkingsverantwoordelijke:

ORSYS
1 Parvis de la Défense, la Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Parijs La Défense, Frankrijk
HR Nanterre: 482 761 160

Waarom ORSYS mijn persoonsgegevens verzamelt

ORSYS gebruikt uw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor de volgende doeleinden:

Het beheer van de opleidingsbestellingen en de klantenrelatie, de effectieve uitvoering van de opleidingen
Onze klanten zijn voor het overgrote deel privébedrijven en overheidsinstellingen en soms particulieren. Wij hebben informatie over u nodig voor het beheer van de bestellingen van de beroepsopleidingen van uw werkgever of uzelf en de voortvloeisels daarvan. Bijvoorbeeld: de inschrijving voor een inter-, intra- of e-learningssessie; de verzending van uw uitnodigingen of inloggegevens op ons LMS-platform (Learning Management System); de ontvangst in onze opleidingscentra en -zalen; de uitvoering van de opleidingsprestatie en de opvolging van de gevolgde opleidingsperiodes; de evaluatie van de kennis; de opvolging van de klantenrelatie zoals het uitvoeren van tevredenheidsenquêtes; het beheer van klachten en de afdeling aftersales.
De persoonlijke afstemming van onze diensten en de berichten die we u sturen De gegevens over u stellen ons in staat om onze diensten en communicatie aan u te verbeteren. Wij kunnen u bijvoorbeeld persoonlijk afgestemde e-mails sturen of opleidingen aanbevelen die aansluiten bij uw belangstelling.
Kennis over de klanten, statistieken en de prestaties van onze site Wij kunnen anonieme gegevens gebruiken om de activiteit van onze website te analyseren en onze diensten te verbeteren. Wij voeren publieksmetingen uit, bijvoorbeeld het aantal bekeken pagina's, het aantal bezoeken aan de site, de activiteit van de bezoekers en hun terugkeerfrequentie. Wij kunnen uw gegevens gebruiken om interne statistieken op te stellen over uw zakelijke betrekkingen met ORSYS.

Welke persoonsgegevens worden over mij verzameld?

Welke gegevens?

Wat onze klanten, voorschrijvers van opleidingen betreft (contactpersonen van de opleidingsafdeling, van de directie human resources, inkopers, directeurs en operationele managers), zijn de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens hoofdzakelijk de namen, voornamen en professionele contactgegevens (bedrijf, functie, postadres, e-mailadres, telefoonnummer), enkele inloggegevens, de geschiedenis van de bestellingen en alle andere informatie die spontaan wordt meegedeeld indien de inhoud daarvan relevant is en evenredig is met het doel van de verwerking.

Voor de deelnemers aan de ORSYS-opleidingen worden de persoonsgegevens verzameld bij de werkgever of bij de deelnemer zelf tijdens de inschrijving. Het betreft voornamelijk de naam, de voornaam, de professionele gegevens (naam van de werkgever, beroep, postadres, e-mailadres, telefoonnummer), enkele inloggegevens, evaluaties van gevolgde opleidingen, zelfevaluaties over het verwerven van kennis, en alle andere informatie die spontaan wordt meegedeeld indien de inhoud daarvan relevant is en evenredig is met het doel van de verwerking.

Het verzamelen van de gegevens van de deelnemer bij de werkgever beantwoordt aan de wettelijke opleidingsverplichting van de werkgevers ten aanzien van hun werknemers. Het verzamelen van de gegevens bij de deelnemer zelf voldoet aan de wettelijke verplichting zoals vermeld in de vorige paragraaf of aan de uitvoering van een beroepsopleidingsactie zoals voorzien in artikel L 6313-1 van de Franse arbeidswet. De verzamelde gegevens zijn dan nodig voor de uitvoering van de actie. In voorkomend geval kan ORSYS, ter toepassing van artikel D 5211-3 van de arbeidswet, informatie verzamelen over eventuele handicaps om de nodige aanpassingen te voorzien tijdens de opleiding.

Deze gegevens worden slechts bewaard tot het einde van de opleiding. Ze worden daarna uit onze systemen verwijderd en wij houden daar geen sporen van over.

Wanneer

Wij verzamelen de informatie die u ons verstrekt, met name wanneer:

Voor de opleidingsvoorschrijvers (contactpersonen van de opleidingsafdeling, de HR-directie, inkopers, directeurs en operationele managers, …)

U vraagt om de aanmaak van een Espace Pro-account.
U plaatst een bestelling op een van onze websites, mobiele apps of bij onze commerciële teams (e-mail of webformulieren).

Voor personen die een ORSYS-opleiding volgen

U gebruikt een MyOrsys-account om de leermiddelen van een opleiding die u hebt gevolgd te ontvangen.
U evalueert een opleiding die u gevolgd hebt.
U bezoekt onze websites en mobiele apps en bekijkt onze opleidingsproducten.
U neemt contact op met onze klantendienst.

Voor iedereen

U dient een informatieaanvraag in.
U stuurt ons een inschrijvingsaanvraag voor een van onze gratis evenementen

Bij een online verzameling wordt het verplichte of facultatieve karakter van de gegevens aangegeven met een sterretje.

Welke mededelingen kan ik ontvangen?

Dienstmails
Na een bestelling of in het kader van het beheer van een contract ontvangt u e-mails zodat u uw bestelling of de uitvoering van uw contract kunt opvolgen (bevestiging van bestellingen, organisatie van opleidingen, ontvangst van administratieve documenten...). Deze dienstberichten zijn noodzakelijk voor de goede uitvoering van de door u gevraagde bestellingen en diensten. De ontvangst van deze informatie houdt geen verband met de door u gemaakte keuzes voor de ontvangst van commerciële communicatie.
Commerciële e-mails en nieuwsbrieven
Als u klant wordt en als u zich daar niet tegen verzet hebt, kunt u via e-mail informatie en aanbiedingen ontvangen van ORSYS. Deze berichten stellen u in staat om op de hoogte te blijven van het nieuws van ORSYS, de ontwikkeling van het opleidingsaanbod, de deelname aan de sessies en van de evenementen zoals nieuwsconferenties (seminars en webinars). Wij meten het openingspercentage van onze elektronische zendingen om ze zo goed mogelijk af te stemmen op uw behoeften.
Brieven per post
Als u geen bezwaar hebt gemaakt, kunt u aanbiedingen en informatie per post ontvangen, bijvoorbeeld onze algemene of thematische catalogi.

Op welke wettelijke basis en voor welke duur worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

De verwerking van uw persoonsgegevens wordt gerechtvaardigd door verschillende gronden (wettelijke basis), afhankelijk van het gebruik dat wij maken van de persoonsgegevens. Hieronder vindt u de wettelijke grondslagen en bewaartermijnen die wij toepassen op onze belangrijkste verwerkingen.

Wettelijke grondslagen van de verwerkingen

Onder de toepasselijke wettelijke grondslagen:

Brieven per post
Als u geen bezwaar hebt gemaakt, kunt u aanbiedingen en informatie per post ontvangen, bijvoorbeeld onze algemene of thematische catalogi.
Toestemming: u aanvaardt de verwerking van uw persoonsgegevens door middel van een uitdrukkelijke toestemming (aan te vinken vakje, e-mail- of telefonisch contact met uw ORSYS-vertegenwoordiger). U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
Gerechtvaardigd belang: ORSYS heeft een commercieel belang bij het verwerken van uw gegevens dat gerechtvaardigd en evenwichtig is en geen inbreuk maakt op uw privacy. Behoudens uitzondering kunt u zich te allen tijde verzetten tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang door dit aan ORSYS te melden.
De wet: de verwerking van uw persoonsgegevens is verplicht door een wetstekst.

Bewaartermijnen

De meeste gegevens (gegevens van uw klantenaccount, geschiedenis van uw bestellingen…) worden bewaard zolang u een “actieve” klant bent en gedurende 5 jaar vanaf uw laatste activiteit. Uw gegevens worden vervolgens gearchiveerd met beperkte toegang voor een extra periode om beperkte en wettelijk toegestane redenen (betaling, aanvragen van oude documenten zoals een opleidingsattest of diploma, …). Na deze termijn worden ze verwijderd.

Doel van de verwerking	Wettelijke basis	Bewaartermijn op operationele basis	Archivering	Nuttige opmerkingen
Beheer van de bestellingen van opleidingen of aanverwante diensten	Overeenkomst	5 jaar vanaf de laatste activiteit	5 tot 10 jaar	Een klant is bijvoorbeeld actief wanneer hij een inschrijving doet voor een van zijn medewerkers of zichzelf, een opleiding volgt, een van onze vertegenwoordigers ontmoet of inlogt op zijn account.
Gebruik van het Espace Pro-account (voor de voorschrijvers) of MyOrsys-account (voor de deelnemers)	Overeenkomst	5 jaar vanaf de laatste activiteit	5 tot 10 jaar	Een voorschrijvende klant is bijvoorbeeld actief wanneer hij een aankoop doet, administratieve documenten ophaalt of inlogt op zijn Espace Pro-account. Een deelnemende klant is actief wanneer hij een opleiding heeft gevolgd of inlogt op zijn MyOrsys-account.
Verzending van documenten per post (commerciële prospectie) door ORSYS	Gerechtvaardigd belang	5 jaar vanaf de laatste activiteit	N.v.t.	In het kader van het beheer van uw klantenaccount kunt u papieren mededelingen ontvangen van ORSYS over haar producten of diensten (algemene en thematische catalogi, folders…). U kunt zich hiertegen verzetten zodra u uw account aanmaakt of later op elk gewenst moment.
Verzending van berichten per e-mail (elektronische commerciële prospectie) door ORSYS	Gerechtvaardigd belang	5 jaar vanaf de laatste activiteit	N.v.t.	In het kader van het beheer van uw klantenaccount kunt u elektronische communicatie ontvangen van ORSYS over haar producten of diensten. U kunt zich hiertegen verzetten zodra u uw account aanmaakt of later op elk gewenst moment.
Delen van gegevens binnen de ORSYS-groep voor verkrijging van kennis over de klanten	Gerechtvaardigd belang	5 jaar vanaf de laatste activiteit	5 tot 10 jaar	U kunt te allen tijde per post of per e-mail bezwaar maken tegen het delen van informatie binnen de ORSYS-groep.

Welke maatregelen worden er genomen om mijn gegevens te beveiligen?

ORSYS neemt technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang tot of openbaarmaking van gegevens te verbieden:

De toegang tot onze lokalen en onze IT-omgevingen is beveiligd.
De toegang, het delen en de overdracht van gegevens is beveiligd.
Onze medewerkers die toegang krijgen tot persoonsgegevens zijn opgeleid in de vereisten inzake vertrouwelijkheid.

Wie zijn de ontvangers van mijn gegevens?

Overdracht van gegevens aan verwerkers

De gegevens die wij verzamelen kunnen doorgegeven worden aan de dienstverleners (verwerkers) op wie ORSYS een beroep doet voor de uitvoering van haar opleidingen in het kader van de hierboven vermelde doeleinden, voornamelijk in het kader van de effectieve uitvoering van de presentiële opleidingen of op afstand.

Delen van gegevens binnen de ORSYS-groep

Uw gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan andere dochterondernemingen van de ORSYS-groep voor studie- en klantenkennis. Voor een bijgewerkte lijst van de entiteiten van de groep die uw gegevens kunnen ontvangen, kunt u een aanvraag indienen.

Delen van gegevens met derden

ORSYS deelt uw gegevens uitsluitend en hooguit met de dienstverleners die nodig zijn voor de uitvoering van haar opleidingen en met bedrijven die feedback van klanten verzamelen en certificeren. In dit laatste geval kunnen de uitgewisselde gegevens (uw voornaam, de eerste letter van uw naam, uw mening over een van onze opleidingen) u niet met naam identificeren.

Hoe kan ik mijn keuzes over het gebruik van mijn gegevens uitdrukken?

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens:

Per e-mail naar rgpd@orsys.com
Per post naar: ORSYS, Traitement des données personnelles (Verwerking van persoonsgegevens), 1 Parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Parijs La Défense, Frankrijk.
Als u een account hebt, online in uw Pro-account (voor voorschrijvers) of in uw MyOrsys-account (voor deelnemers aan onze opleidingen).

Al onze e-mails bevatten een uitschrijvingslink, zodat u op elk moment uw bezwaar kunt uiten tegen het gebruik van uw e-mailadres.

Wat zijn mijn rechten met betrekking tot het gebruik van persoonsgegevens?

In overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens kunt u uw rechten uitoefenen (toegang, rectificatie, verwijdering, bezwaar, beperking en overdraagbaarheid indien van toepassing) door een e-mail te sturen naar rgpd@orsys.com of een brief per post naar ORSYS, Traitement des données personnelles (Verwerking van persoonsgegevens), 1 Parvis de la Défense, la Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense, Frankrijk. Om ons in staat te stellen snel te antwoorden, verzoeken wij u ons uw naam/voornaam (voornamen), bedrijf, professioneel e-mailadres dat u gebruikt voor uw betrekkingen met ORSYS, alsook de gewenste wijziging op te geven. Sommige verzoeken om uitoefening van uw rechten (toegangsrecht) dienen vergezeld te gaan van een fotokopie van een identiteitsbewijs met uw handtekening om uw identiteit te verifiëren en het adres te vermelden waar u het antwoord wenst te ontvangen. U ontvangt dan binnen een maand na ontvangst van het verzoek een antwoord. ORSYS beschikt over een functionaris voor de bescherming van persoonsgegevens (DPO) die instaat voor de bescherming van persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de DPO van ORSYS op het adres dpo@orsys.com (buiten de uitoefening van uw rechten, die hoofdzakelijk plaatsvinden via het adres rgpd@orsys.com)

Worden mijn gegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

Uw gegevens die verzameld worden in het kader van uw commerciële betrekkingen met ORSYS worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie.

Hoe zit het met de persoonsgegevens van minderjarigen?

De diensten van ORSYS zijn niet bestemd voor minderjarigen, daarom verwerkt ORSYS geen gegevens die specifiek betrekking hebben op minderjarigen.

Welke cookies worden gebruikt?

De cookies die worden gebruikt door www.orsys.be stellen ons in staat om uw bezoekgegevens te verzamelen:
- om ons te helpen begrijpen hoe u onze website gebruikt en zo uw gebruikerservaring te verbeteren;
- om u persoonlijk afgestemde advertenties aan te bieden.

Er kunnen verschillende soorten cookies worden geïnstalleerd:

- Technische navigatiecookies:
Technische cookies zijn cookies die tijdens de hele surfervaring worden gebruikt en die ofwel strikt noodzakelijk zijn voor de levering van de website, ofwel die het mogelijk maken bepaalde functies op de website te vergemakkelijken en uit te voeren. Een technische cookie maakt het bijvoorbeeld mogelijk om het type en de versie van uw browser, de data en uren van uw bezoek, uw inloggegevens, de geschiedenis en de inhoud van uw bestellingen te registreren, ook in geval van een bestelling die nog niet is afgerond. Wanneer u later opnieuw inlogt, hoeft u dan niet meer bepaalde gegevens opnieuw in te voeren.

- Cookies om het aantal bezoekers te meten:
Cookies om het aantal bezoekers te meten maken het mogelijk om bezoekersstatistieken op te stellen, de ergonomie van de website te evalueren, maar ook om navigatieproblemen op de website op te sporen of bepaalde content te organiseren.

Gebruikte cookies:
- Google Analytics: om de gebruiksstatistieken van onze website te analyseren
- Hotjar: om het gebruiksgedrag van onze site te analyseren

- Advertentiecookies:
Advertentiecookies maken het mogelijk om een gebruiker te herkennen die terugkeert naar de website of die een andere website bezoekt. Met deze cookies is het mogelijk om bezoekers via de website te traceren. Het doel is advertenties weer te geven die het meest relevant zijn voor de gebruiker op basis van diens belangstelling.

Derden (met name reclame-instellingen, sociale netwerken, dienstverleners zoals retargetingdiensten of gedragsanalyses) kunnen ook cookies gebruiken. Deze cookies kunnen bedoeld zijn om de prestaties te analyseren of advertenties persoonlijk af te stemmen die op de internetbrowser worden weergegeven. Informatie over het gebruik van de ORSYS-website wordt ter beschikking gesteld van deze derden, die deze kunnen combineren met andere informatie die zij zelf hebben verzameld tijdens uw gebruik van hun diensten.

Gebruikte cookies:
- Google Ads: om bezoekers van de zoekmachine van Google te identificeren
- Facebook: om bezoekers van deze site te identificeren
- LinkedIn: om bezoekers van deze site te identificeren
- Instagram: om bezoekers van deze site te identificeren
- Twitter: om bezoekers van deze site te identificeren
- Dialog Insight: om bezoekers van onze advertentiemails te identificeren

Om alle functies van de site te kunnen gebruiken, is het voor de gebruiker raadzaam om alle cookies te aanvaarden. De gebruiker kan zich echter verzetten tegen de registratie van deze cookies door zijn internetbrowser rechtstreeks in te stellen. Wij zijn ons bewust van het ongemak dat u ondervindt om in uw browser instellingen te verrichten en stellen alles in het werk om u zo snel mogelijk een platform voor het beheer van uw toestemming ter beschikking te stellen dat voldoet aan de aanbevelingen van de Franse toezichthouder Cnil.

Stel uw cookies in via uw browser:
Als u de cookies wilt verwijderen die momenteel op uw computer staan, kunt u dit doen via de instellingen van uw browser (zie hieronder):

Voor Google Chrome

Klik op het pictogram van het menu Extra.
Selecteer Opties.
Klik op het tabblad Geavanceerde opties en ga naar de rubriek “Privacy”.

>>Meer weten: documentatie Chrome

Voor Internet Explorer

Klik in Internet Explorer op de knop Extra en vervolgens op Internetopties.
Klik onder het tabblad Algemeen onder Browsegeschiedenis op Instellingen.
Klik op de knop Bestanden weergeven.
Klik op de kolomtitel Naam om alle bestanden in alfabetische volgorde te sorteren en blader door de lijst totdat u bestanden ziet die beginnen met het "Cookie"-voorvoegsel (alle cookies hebben dit voorvoegsel en bevatten meestal de naam van de website die de cookie heeft aangemaakt).
Selecteer de cookies met de naam “orsys” en verwijder deze.
Sluit het venster met de bestandenlijst en klik tweemaal op OK om terug te keren naar Internet Explorer.

>>Meer weten: documentatie Internet Explorer

Voor Firefox

Ga naar het menu Tools van de browser en selecteer het menu Opties.
Kies in het venster dat verschijnt “Privacy en veiligheid” en klik op “Gegevens beheren”.
Zoek bestanden die de naam "orsys" bevatten Selecteer ze en verwijder ze.

>>Meer weten: documentatie Firefox

Voor Safari

Kies in uw browser het menu Bewerken > Voorkeuren.
Klik op Beveiliging.
Klik op Cookies weergeven.
Selecteer de cookies die de naam "orsys" bevatten en klik op Wissen of op Alles wissen.
Klik na het verwijderen van de cookies op Beëindigen.

>>Meer weten: documentatie Safari

Aarzel niet om de website van de CNIL te raadplegen over uw rechten ter zake https://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/

Welke gegevens worden verzameld door mobiele apps?

Gebruik van uw gegevens in verband met de ORSYS-applicatie

Als u de mobiele ORSYS-app gebruikt, kunnen bepaalde persoonsgegevens worden verzameld door de uitgevers van besturingssystemen die op uw mobiele telefoon of tablet worden gebruikt. Wij nodigen u uit om kennis te nemen van het privacybeleid van de uitgevers van het besturingssysteem (iOS, Android, Windows...) om te weten hoe de uitgevers van het besturingssysteem hun gegevens gebruiken als verwerkingsverantwoordelijken.

Datum van laatste update: 02-07-2021